Hati-hati dengan Spam dan Virus Email, Coba Cara Ini Untuk Mencegahnya

Saya biasanya suka kesal dengan email spam yang bejibun. Untungnya di Gmail sudah bisa difilter dan langsung masuk ke folder spam. Tapi saking canggihnya, email yang harusnya tidak spam pun juga ikutan masuk. Jadilah saya rajin ngecek-ngecek. Tapi susahnya kalau punya email bisnis yang ngehost di mail server yang agak murah. Spamnya kadang ngga terkontrol.

Malahan kemarin baru aja dapet spam yang saya kira dari Timo karena namanya sama, tapi kemudian saya perhatikan nama emailnya beda. Plus ada attachment pula, duh makin panik kan karena takut itu virus. Kalo udah kaya gini, kudu hati-hati banget karena dia sudah tau orang yang biasa ngirim email. Yang paling penting adalah jangan membuka attachment-nya ya. Bisa jadi itu virus dan begitu dibuka akan mengirim virus dengan judul dan isi yang sama ke semua kontak kita. Serem khan!

Menurut statistik, katanya tuh dalam sehari ada 14,5 milyar email spam yang masuk ke inbox. Sebesar 13,21% email spamnya itu berasal dari Amerika Serikat. Makanya ngga heran khan itu emailnya dalam bahasa inggris walaupun memang sering banget berkomunikasi dalam bahasa itu. Yang paling nyebelin, 3% dari email spam yang masuk dapat merusak infrastruktur TI dan akun kita jadi berisiko. Duh malesin banget kalo sampe lalai.

Nah, lalu gimana sih caranya supaya hal ini tidak terjadi di kita? Kalau menggunakan email bisnis Google, saya rasa sangat aman dan kemungkinan besar nyaris tidak terjadi karena filter email spam-nya sangat bagus. Jadi email spam akan langsung masuk ke folder spam dan kecil kemungkinan masuk ke inbox. Tapi gimana yang email bisnisnya pakai mail server yang murah untuk menghemat seperti saya? Harusnya tetap bisa aman dong ya. Caranya gimana?

Cara Menangani Spam: Panduan Untuk Bisnis

Ada beberapa hal sederhana maupun tidak sederhana yang dapat dilakukan. Pengetahuan tentang setting DNS minimal sudah diketahui loh. Tapi klo ngga mau ribet, ya sudah minta tolong orang yang ngerti aja wekekek. Problemnya kalau tidak menggunakan mail server khusus, pasti nanti mengirim email akan dideteksi sebagai spam oleh mail server lain.

1. Tips yang pertama adalah pastikan memiliki layanan mail server sendiri. Saya punya beberapa yang murah dan yang saya pakai sampai saat ini. Salah satu yang saya rekomendasikan adalah mailcheap.co yang sangat terjangkau dan memiliki kapasitas yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Mail server lain yang aman tentu saja layanan Google atau bisa juga dengan Microsoft Office 365. Yang pasti saat memilih layanan, pastikan spam filter apa saja yang ditawarkan dan pastikan bahwa itu diaktifkan. Lalu pastikan nama domain dilindungi dari spoofed (sebisa mungkin) dengan mengaktifkan SPF dan DKIM. Kalo ngga paham keduanya, ya tanya saja pada yang mengerti.

2. Yang kedua, jangan pernah buka, klik atau membalas ke email spam. Cara terbaik untuk melindungi email dari bahaya spam adalah jangan melakukan tindakan apa apa jika ada email mencurigakan. Seperti saya yang mendapatkan email dari nama Timo, seakan akan biasa karena memang Kak Timo setiap hari kirim email yang sering banget. Tapi karena bahasanya mencurigakan, saya ngga langsung membuka. Setelah membaca dengan seksama akhirnya bisa menyadari kalau itu adalah spam. 

Jadinya, memperhatikan nama dan email pengirim, subject, serta attachment itu penting. Selalu berhati-hati adalah kuncinya. Apalagi kalau ada perintah mengunduh atau harus membuka sesuatu, nah bisa dipastikan itu adalah malware. Selain itu hati-hati juga kalau pengirim menyerupai layanan populer, misalnya saya dulu pernah dikirimin email dari [email protected] padahal itu adalah palsu karena yang asli tentu saja berakhiran paypal.com.

3. Aktifkan penyaringan dengan menandai spam secara manual. Jika ternyata ada email spam yang lolos, kita bisa langsung melaporkan kalau itu adalah email spam supaya server juga mempelajari email mana yang terindikasi oleh spam. Kalau sudah hafal, nanti setiap ada email yang tidak aman akan langsung masuk ke folder spam. Sering-sering saja mengamati jenis email yang disinyalir mencurigakan lalu tandai sebagai spam. Tapi kalau email newsletter yang dianggap penting, ya jangan hehehe.

4. Jangan publikasikan email penting sembarangan. Karena spammer ini biasanya ngambil email dengan cara menangkap data yang ada di website dengan alat pengumpul email. Makanya salah satu item penting security kalau kita audit SEO adalah apakah ada email yang tercantum. Kalau ada, itu bisa dikategorikan tidak aman.

Cara yang aman kalau ingin mencantumkan alamat email adalah dengan memberikan link mailto:[email protected] dengan anchor text misalnya email shintaries atau menulis shintaries at gmail dot com, sehingga tidak dapat dideteksi oleh alat penangkap email.

5. Berhenti berlangganan email yang masuk ke kotak spam. Biasanya email yang masuk ke kotak spam ini ada dua macam, pertama adalah email yang katany kita menang lotere atau yang mau mencairkan dana tapi butuh transferan dari kita. Lalu yang kedua adalah email yang kita memang berlangganan tapi selalu mengirimkan email yang terkadang tidak kita butuhkan. Kalau kasusnya adalah yang kedua, berhenti berlangganan menjadi pilihan terbaik.

Untuk kasus yang pertama, biasanya pelakunya adalah orang Nigeria, penipu, bahkan hacker juga suka mengirimkan email spam. Tanda-tandanya mudah, pasti berhubungan dengan uang hehehe. Makanya kalo tiba tiba ada email masuk meminta transfer sejumlah uang, ya jangan mau dan jangan dibalas yah. Langsung saja report as spam.

6. Update anti malware secara berkala pada hosting atau mail server. Tapi biasanya kalau layanan email yang bagus pasti sudah melakukan ini. Kalau belum apa dan harus dilakukan secara manual, ya tentu saja harus rajin-rajin memindai minimal satu kali dalam sehari. Harusnya sih ya, penyedia layanan sudah punya solusi anti-virus dan anti-malware sebagai bagian dari paket layanan mereka.

7. Solusi dari menghadapi email spam adalah dengan menggunakan email bisnis. Memang berbayar, tapi kalau memang digunakan untuk bisnis ya mau tidak mau memang harus menggunakan yang bagus. Keamanan email perusahaan loh yang dipertaruhkan. Ngga mau kan milih memakai yang gratisan tapi banyak spamnya. Kalau menggunakan layanan email profesional, akan jadi mudah kalau terjadi apa apa. Misalnya mem-backup email, memulihkan email yang terhapus, mengelola spam, sampai memblokir spam juga.

Yang namanya email khan penting banget apalagi untuk urusan bisnis. Memang jadi repot dan ribed kalau (amit-amit) kena malware huhuhu. Sampai sekarang aja email lama saya masih menyebarkan malware yang ngirim email ke kontak list. Sementara udah ngga kepake emailnya, mau ditakedown juga lupa hahaha.

Tapi itu kan untuk urusan personal, kalau bisnis memang sebaiknya pakai mail server sendiri dan pilih yang punya solusi untuk masalah email ini. Sepertinya kalau lokal, bisa mencoba di IDwebhostcom yang punya solusi untuk mengatasi email spam dan juga sekaligus bisa melindungi dari virus dan malware. Jadi urusan kaya gini bisa beres dan dibantu daripada pusing sendiri kalau menyewa mail server luar.

Gimana? Moga-moga cara di atas cukup efektif ya. Yang terpenting selalu berhati-hati kalau ada email mencurigakan yang masuk.